商务礼仪之于签字礼仪

　　定义：仪式礼仪规定，为了使有关各方重视合同、遵守合同，在签署合同时，应举行郑重其事的签字仪式。此即所谓签约。

　　签字的种类

　　(1)从礼仪有角度考虑，一般国家间通过谈判，就政治、军事、经济、科技等某一领域相互达成协议，缔结条约或公约，一般举行签字仪式。

　　(2)当一国领导人访问他国，经双方商定达成共识，发表联合公报有时也举行签字仪式。

　　(3)各地区、各单位在与国外交往中，通过会谈、谈判，最终达成的有关合作项目的协议、备忘录、合同书等，通常也举行签字仪式。

　　业务部门之间签订的协议，一般不举行签字仪式。

　　签字仪式流程

　　一、会谈(谈判)

　　会谈是接待中的主要活动内容，应提前做好充分准备：组织好参谈人员、明确主谈人、备齐会谈资料、文具、布置会谈场地。

　　会谈人员、时间、地点确定后，尽早通知双方有关人员，工作人员提前到场检查落实准备情况。我方参谈人员应提前一定时间抵达会谈场地等候客人，待客人到达后，一一握手问候，工作人员引导双方参谈人就坐，双方介绍参谈人后，即开始会谈。

　　会谈通常采用长方桌或椭圆桌形式，宾主相对而坐。以正门为准，我方(主方)背门而坐，客方面对正门就坐，双方主谈人居中，翻译坐主谈人右侧，双方其他参谈人员，按礼宾顺序在各自谈人左右两侧就坐。

　　会谈结束后，主方参谈人员应将客人送至会谈厅门口握手告别。

　　二、签字仪式

　　签字仪式是双方或多方会谈，谈判结果的体现，是对外交往中的一项正式活动，要求组织严谨，按一定规程实施。

　　签字仪式首先应做好签字文本的准备，明确签字人、助签人和参加签字仪式的人员。其次是准备签字文具，布置签字会场。提前通知双方有关人员，签字仪式的时间和地点。

　　签字厅一般挂横幅，设长方桌，桌上摆签字文本、签字笔、吸水纸;如挂国旗，以面对会场为准，右侧为客方国旗，左侧挂我国国旗。参加仪式的人员，以双方身份高者居中，面对会场，右侧为客方人员，我方人员在左侧，站于签字桌背后。

　　双方人员到齐后，双方签字人面对本国国旗就坐，双方助签人站于各自签字人一侧。由主持人宣布签字仪式开始，双方助签人负责翻开签字文本，指明签字处，签字人持笔签字，由双方助签人互相传递文本，再由签字人在对方文本上签字，然后合上文本，双方签字人起立，互相握手，交换文本。参加仪式的其他人员同时鼓掌表示祝贺。如安排以红酒举杯祝贺，服务人员应在签字时，先将酒杯送给参加仪式的人员，待签字完毕交换文本后，及时将酒杯送给双方签字人，同时举杯祝贺。

　　宣布签字仪式结束后，将客人送至签字厅门口握手告别。

　　三、位次礼仪

　　一般而言，举行签字仪式时，座次排列的具体方式共有三种基本形式，它们分别适用于不同的具体情况。

　　1.并列式排座，是举行双边签字仪式时最常见的形式。

　　签字仪式并列式排座

　　基本做法：

　　签字桌在室内面门横放;

　　双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列;

　　双方签字人员居中面门而坐，客方居右，主方居左。

　　2.相对式排座，与并列式签字仪式的排座基本相同。二者之间的主要差别，只是相对式排座将双边签字仪式的随员席移至签字人的对面。

　　签字仪式相对式排座

　　3.主席式排座，主要适用于多边签字仪式。

　　签字仪式主席式排座

　　操作特点是：

　　签字桌仍须在室内横放，签字者仍须设在桌后面对正门，但只设一个，并且不固定其就座者。

　　举行仪式时，所有各方人员，包括签字人在内，皆应背对正门、面向签字席就座。

　　签字时，各方签字人应以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字，然后即应退回原处就座。

　　签字仪式的准备工作

　　在商务交往中，人们在签署合同之前，通常会竭力作好以下几个步骤的准备工作。

　　第一，要布置好签字厅。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置他的总原则，是要庄重、整洁、清静。

　　一间标准的签字厅，应当室内满铺地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他一切的陈设都不需要。正规的签字桌应为长桌，其上最好铺设深绿色的台呢。

　　按照仪式礼仪的规范，签字桌应当横放于室内。在其后，可摆放适量的座椅。签署双边性合同时，可放置两张座椅，供签字人就座。签署多边性合同时，可以仅放一张桌椅，供各方签字人签字时轮流就座;也可以为每位签字人都各自提供一张座椅。签字人在就座时，一般应当面对正门。

　　在签字桌上，循例应事先安放好待签的合同文本以及签字笔。吸墨器等等签字时所用的文具。

　　与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上，必须按照礼宾序列而行。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方。

　　第二，要安排好签字时的座次。在正式签署合同时，各方代表对于礼遇均非常在意，因为商务人员对于在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题，应当认真对待。

　　签字时各方代表的座次，是由主方代为先期排定的。合乎礼仪的作法是：在签署双边性合同时，应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。双方各自的助签人，应分别站立于各自一方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。双方其他的随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可以依照取位的高低，依次自左至右(客方)或是“自右至左(主方)地列成一行，站立于己方签字人的身后。当一行站不完时，可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例排成两行、三行或四行，原则上，双方随员人数，应大体上相近。

　　在签署多边性合同时，一般仅设一个签字椅。各方签字人签字时，须依照有关各方事先同意的先后顺序，依次上前签字。他们的助签人，应随之一同行动。在助签时，依“右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧。与此同时，有关各方的随员，应按照一定的序列，面对签字桌就座或站立。

　　第三，要预备好待签的合同文本。依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。

　　举行签字仪式，是一桩严肃而庄重的大事，因此不能将“了犹未了”的“半成品”交付其使用;或是临近签字时，有关各方还在为某些细节而纠缠不休。在决定正式签署合同时，就应当拟定合同的最终文本。它应当是正式的，不再进行任何更改的标准文本。

　　负责为签字仪式提供待签的合同文本的主方，应会同有关各方一道指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷与装订。按常规，应为在合同上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本。出国留学网提醒您，必要时，还可再向各方提供一份副本。

　　签署涉外商务合同时，比照国际惯例，待签的合同文本，应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文。此外，亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。使用外文撰写合同时，应反复推敲，字斟句酌，不要望文生义或不解其义而乱用词汇。

　　待签的合同文本，应以精美的白纸负责制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料，如真皮、金属、软木等等，作为其封面。

　　第四，要规范好签字人员的服饰。按照规定，签字人、助签人以及随员，在出席签字仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装或西装套裙，并且配以白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须系上单色领带，以示正规。

　　在签字仪式上露面的礼仪人员、接待人员，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一类的礼仪性服装。

　　签字仪式是签署合同的高潮，这的时间不长，但程度规范、庄重而热烈。签字仪式的正式程序一共分为四项，它们分别是：

　　其一，是签字仪式正式开始。有关各方人员进入签字厅，在既定的位次上各就各位。

　　其二，是签字人正式签署合同文本。通常的作法，是首先签署己方保存的合同文本，再接着签署他方保存的合同文本。

　　商务礼仪规定：每个签字人在由己方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位，因此，每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一作法，在礼仪上称为“轮换制”。它的含义，是在位次排列上，轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等，各方平等。

　　其三，是签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本。此时，各方签字人应热烈握手，互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔，以志纪念。全场人员应鼓掌，表示祝贺。

　　其四，是共饮香槟酒互相道贺。交换已签的合同文本后，有关人员，尤其是签字人当场干上一杯香槟酒，是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。

　　在一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关方面进行公证，此后才正式生效。

　　应该说明的是：签字仪式不一定非搞不可，尽管它可以制造声势，增强影响。但是，对于签字本身却是必须郑重对待，不可草草收场的。商界人士对此必须切切注意。