略谈|如何写好一封商务email

　　网络时代，email已经成为公司成员沟通交流的普遍手段。那么，你知道一封合格的商务email究竟应该具备哪些要素吗？今天小编就和大家一起来学习一下商务email的礼仪吧！

　　商务email知多少

　　现代电子商务交往过程中，大量时间的浪费主要是由于电子邮件内容不够明确和得体。因此，知悉电子邮件礼仪可以帮助邮件撰写者与阅读者提高企业生产效率和竞争优势。对于邮件撰写过程中一些最常见的礼仪问题，如果处理的当，就可促进成本节省。

　　小编提示

　　您可以记住一个小技巧——在发送每一封商务邮件前问问自己：在法庭上，我的这封邮件会成为对我不利的证据吗？这样可以有效地减少商务邮件中的错误。

　　写新邮件的最佳顺序

　　附件——正文——标题——收件人。

　　附件是最容易忘记的东西，所以先把它贴进邮件吧！标题放在正文之后，是因为大多数邮件客户端会提醒你「没有标题是否发送」；而收件人放在最后，是因为没有收件人，这封邮件肯定发不出去，这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。而且，随着正文的进行，你有很大可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也比较好，不会等邮件发出去以后再加各种人进来。

　　不要把文字变成图片

　　原因有三点：首先，大部分人的审美水平不如专业的设计人员，这就导致了排版不过关，非常难以阅读。其次，越来越多的人在手机上读邮件，这会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大提升。还有，图片上的文字是不可搜索的，这意味着你的这封邮件在日后被找到的可能性大大降低。

　　倒金字塔叙事

　　倒金字塔的叙事方法是很有用的：

　　在邮件的开头，用一段话，言简意赅地概括大意，讲清楚「四个W和一个H」——谁（Who）、什么（What）、何时（When）、为什么（Why）、怎么样（How）。如果不能在一开始说清楚问题，大多数人是没有耐心读到最后一段并且搞清楚你的真实用意的——除非你是一个有绝对权威的CEO。

　　谁——

　　这意味着你需要在邮件开始打招呼的时候就要明确你的收件人。如果你只是一个「Hi」开头，却有若干个收件人，那么谁也不知道要响应这封邮件；而如果你一下子和多个人打招呼，那么这件事情就会因为所有收件人都觉得事不关己而告吹。

　　什么——

　　你需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要以「中国式思维」发些模棱两可的表态，这样对于邮件沟通没有任何益处。如果你自己都不知道自己要什么或者要表达什么，就别发出这封邮件。

　　何时——

　　明确这个需求的时限。「越快越好」（ASAP）在大多数时候等于「没有截止日期」。

　　为什么——

　　请让对方明白这件事情对发件人而言的重要性，或者起码是对团队或公司而言的重要性。在多数情况下，写清楚为什么能够得到更有效的响应。

　　怎么样——

　　所有做过乙方的人都知道，如果你收到一封没有具体操作指示的邮件，是非常难处理的。除非收发双方已经有非常明确的上下文，比如几分钟之前的电话沟通，或者事出紧急已经不能在邮件里花费更多时间。否则，建议给出尽可能明确的操作办法。

　　用对方的语言和思维方式

　　每个公司，哪怕只是一个五人的创业团队，也存在分工。所谓「隔行如隔山」，你不能要求他人对你的工作了如指掌，也不能假定自己对其他部门的业务知根知底。对于大多数员工来说，这样的要求不低，但这样提需求会得到更高效的响应和更准确的执行。从人情世故上说，这样的邮件也能够让对方产生「这人比其他那些瞎指挥的家伙强点儿」的印象。沟通起来也顺畅。

　　多用点，少用面

　　我个人最害怕看到的邮件，就是乌泱泱几个大段（很多的段落之间还没有分隔，你还需要脑补空行），需要费劲巴拉地去里面刨出对方的重点，加以消化吸收。

　　而通俗易懂的邮件，多是分好了点，一二三四五，言简意赅。而且点和点之间没有重复，逻辑清楚。更好的邮件，是把复杂的事情分成几个大块，每块下面几个小点，以重要性和紧急程度排序，把不可泄漏的重点用黄底标出，层次清楚，皆大欢喜。

　　不要抄送一堆人

　　首先，在一封邮件里，加入更多收件人的时候，务必在邮件开始处写上「+John」之类的提示。这对于原有的收件人和新加进来的收件人都是尊重。

　　其次，每一个收件人都应该是和这封邮件里所谈及的事情有关的，以免弄得收件人莫名其妙，不知道应该说些什么或是做些什么。而且收到不相关的邮件对于大多数人来说，都是一种困扰。最后，很忌讳的做法，就是在邮件讨论陷入某种僵局的时候，把部门或者公司里的头头脑脑加入邮件。成熟的老板并不会因为忽然被加入一个争论而立刻做出反应，也不会冒着得罪一拨人的风险给另一拨人「做主」。

　　标点符号

　　最后还是要提这个很多人觉得无关痛痒，但是「说者无心、听者有意」的问题。用对标点符号、不要中英文标点混用、分清「的地得」、不写错别字、英文单词之间要空格、特殊名词首字母大写……这都是最基本的书写要求。而更高的商务书写要求，还包括那些能让收件人更快阅读邮件的技巧，比如在英文单词前后都加上空格，用更短的分句，比统一字体、字号、文字颜色等等。不要以为你的收件人看不出这些细节。不是每个人都有梵高的水准，但大多数人还是能对《星空》发出赞叹的。