情景:澳大利亚某公司下周要到你们公司针对合作的太阳能项目进行磋商,你负责此次商务接待和全职翻译工作,你应如何做好提前准备?
在海外工程公司的招投标过程中,时常会有各种各样的商务活动。因此,译员也会经常参与到这样的商务接待活动中。如果你作为译员,应该做好哪些准备工作呢?
(1)及时沟通以确定来访详情。作为负责此项工作的译员,要保持与对方衔接人员的及时沟通联系,以确定来访的时间、人员、目的和日程安排;要主动询问对方是否有关于合作项目的答疑清单——如果有,要及时索要,以便于我方及时做好澄清准备;
(2)根据来访详情做好接待方案。商务接待是商务活动中的重要一环,可能会直接影响到项目是否能够顺利的合作落地。因此,有必要做一个合理、适当、完整的接待方案,以防止在这个环节出现“丢分”的情况。接待方案应涵盖以下问题:哪位领导出面迎接,安排什么规格的车,入住什么样的酒店,在哪里举行欢迎宴请,是否安排参观本地风景名胜和详尽的会议日程以及送机安排等,既要让对方感受到热情、诚意和尊重,同时也不能铺张浪费。接待方案应最终报公司审批后实施。
(3)针对来访主题做好文案工作。在来访之前,要及时地将事先发过来的答疑清单等相关内容翻译成中文,以配合好技术员做好答疑和谈判准备工作。同时,也要针对此次来访所要涉及的环节,做一些前期文字准备工作,比如本地名胜古迹、饮食文化以及其他地方特色等的相关材料,这样形成谈资才能拉进与来访客人的距离,要学会给予客人增值服务。
(4)注意个人形象和礼仪。在接见外宾的过程中,个人穿着应整洁大方,偏商务不宜偏休闲,可略化淡妆不宜浓妆;谈吐应文明有风度,不卑不亢,切忌支支吾吾或者夸大其词。此外,译员也应备好名片,在对方主动递给你名片的同时,你应仔细阅读(最好念出对方的名字和职位),再将其放进你衣服的内侧左口袋里,并双手回递你的名片以示尊重。在跨文化交际中,要尊重对方的风俗习惯和忌讳,在求同存异中营造融洽关系。
在做好上述准备工作之后,要在脑子里将来访流程多推演几遍,进行查漏补缺,以免出现意外情况。同时,也要做好对应急情况的处理准备,要提高随机应变的能力。
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