接听电话的基本技巧
1.准备记录工具。如果大家没有准备好记录工具,那么当对方需要留言时,就不得不要求对方稍等一下,让宾客等待是很不礼貌的。所以,在接听电话前要准备好记录工具,例如笔、纸、手机、电脑等。
2.停止一切不必要的动作。不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情,对方会感到你在分心,这也是不礼貌的表现。
3.使用正确的姿势拿起电话。如果你拿起电话的姿势不正确,让电话不小心滑下来或者掉在地上,发出刺耳的声音,也会令对方感到不满意。
4.带着微笑迅速接起电话,让对方即便看不到你的表情,也能在电话中感受到你的热情。
接听电话时的注意事项
1.尽量三声之内接起电话。主动问候,报部门介绍自己。
2.注意接听电话的语调。让对方感觉到你是非常乐意帮助他的,在你的声音当中能听出你是在微笑。
3.注意语速。不能过快,也不能过慢。
4.注意接听电话的措辞。绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎。
5.当听到对方的谈话很长时,必须有所反映,如使用“是的、好的”等来表示你在听。
6.如果想知道对方是谁,不要唐突的问“你是谁”,可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问,“对不起,可以知道应如何称呼您吗?”
7.须搁置电话时或让宾客等待时应给予说明并致歉,每过大约20秒留意一下对方,向对方了解是否愿意等下去。
8.转接电话要迅速。每一位员工都必须学会自行解决电话问题,如果自己解决不了再转接正确的分机上,并要让对方知道电话是转给谁的。
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