接听电话前
1、准备记录工具:如果大家没有准备好记录工具,那么当对方需要留言时,就不得不要求对方稍等一下,让宾客等待是很不礼貌的。所以,在接听电话前要准备好记录工具,例如笔、纸、手机、电脑等。
2、停止一切不必要的动作:不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情,对方会感到你在分心,这也是不礼貌的表现。
3、使用正确的姿势:如果你姿势不正确,让电话不小心滑下来或掉在地上,发出刺耳的声音,也会令对方感到不满意。
4、带着微笑迅速接起电话:让对方也能在电话中感受到你的热情。
正式接听电话
一、尽量三声之内接起电话。此外,接听电话还要注意:
①、注意接听电话的语调,让对方感觉到你是非常乐意帮助他的,在你的声音当中能听出你是在微笑;
②、注意语速;
③、注意接听电话的措辞,绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;
④、注意双方接听电话的环境;
⑤、注意当电话线路发生故障时,必须向对方确认原因;
⑥、注意打电话双方的态度;
⑦、当听到对方的谈话很长时,也必须有所反映,如使用“是的、好的”等来表示你在听。
二、主动问候,报部门介绍自己;
三、如果想知道对方是谁,不要唐突的问“你是谁”,可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问,“对不起,可以知道应如何称呼您吗?”;
四、须搁置电话时或让宾客等待时应给予说明,并致歉。每过20秒留意一下对方,向对方了解是否愿意等下去。
五、转接电话要迅速:每一位员工都必须学会自行解决电话问题,如果自己解决不了再转接正确的分机上,并要让对方知道电话是转给谁的。
六、要经常称呼对方的名字,这样表示对对方尊重。
七、当手机出现未接电话时要及时回复短信或者电话,询问是否有要事等。
八、若非有要紧事,晚上十点后尽可能不要给任何人打电话,以免打搅别人休息。
手机开启网络(移动数据或无线网络),接听免费业务,移动、联通、电信用户均可使用。(本软件仅适用于智能手机的安卓、苹果系统)
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