接待工作必须具备“制信息权”意识

　　接待工作是计划调控的艺术，信息在接待工作中的作用与地位异常关键。政务接待虽然不是政务工作的主干部分和主导性工作，但是接待工作的计划方案贯穿政务活动全程，直接关系到领导行程安排和各项活动的统筹计划。抵离时间、乘车安排、住宿安排、就餐安排、来宾情况、单位排序、座次安排等等信息，无论哪一部分信息出现差错，或是哪一个环节信息传递不畅，就必然会导致接待工作出现差错，整个政务活动也肯定得不了高分。

　　“制信息权”是军事学领域的概念，是指在一定时空范围内，战争的一方控制战场信息的主导权。在多种力量单元形成体系、紧密配合的联合作战时代，获取信息优势、消除战场迷雾是保证指挥员作出正确判断、发挥体系合力的先决条件。政务接待工作依托于政务工作体系，同样必须依靠多部门、多单位之间的配合协作，才能顺利完成任务。接待工作与军事领域的信息特性相比较，差异性在于接待工作信息获取的非对抗性、相似性则在于接待工作同样高度强调信息传递的时效性和空间性，以及对于行动的指导性和关键性。在信息传递的过程中，同样存在关键信息变化多、交流不顺畅、掌握信息要素有遗漏、不对称等矛盾和风险。故而，接待工作也应该突出对信息的掌握和运用，具备“制信息权”意识，从而提高计划统筹的科学性和精准性。

　　要确保信息源头的精准性

　　接待工作的信息源头来自于政务活动赋予的任务安排、文电公函和领导批示等指令计划，是接待工作信息的根本依据。在领导布置任务、接待工作受领任务的过程中，必须充分领会领导意图和任务要求等指导性和方向性的信息，要主动将自己摆进任务中去，站在全局的高度接收和消化任务信息。只有这样，才能保证冲锋的号令一响，前进的方向和节奏正确无误。同时接待人也要充分发挥平时工作靠近领导的客观优势，注重在第一时间掌握第一手信息，不能有被动等靠或是过度依赖政务工作整体计划安排的想法，必须自己掌握信息获取与运转的主动权。

　　要掌握完备的信息网络

　　信息网络是信息传递的基础，只有科学完备的信息网络，才能确保信息节点纳入的完整性，节点系统设置的合理性，传输过程的有效性和有序性。

　　接待工作的信息网络，一种是基础性和常态化的信息通道，即公务部门的行政组织架构和文电运转系统；一种是根据任务需求而临时组建的应急性和灵活性的信息通道，即各类常见的临时抽组的工作小组和专班等系统。这种两类通道的关系通常是呈现出互有交集的状态，离不开基于组织原则和工作交往之中建立起来的相互了解和信任。前者的重点在于严格落实上下级之间的请示汇报制度，以及平行单位之间的会商会签制度；后者的重点在于各信息处置节点之间，能够通过明确合理的分工，明确信息处理的职责和规范。

　　要建立高效的信息交互机制

　　接待工作信息变化既多且快，常常在临近活动开始的最后时限还有变动。同时相关信息发送与传输的节点多，各类信息在客人、主人、主办单位、工作人员、对口接待单位、宾馆、机场、车站等各个信息节点之间，通过多条并行的通道密集地汇聚传递，如果没有好的信息交互机制，就容易造成重复信息塞车或是关键信息遗漏等问题。信息交互必须以多点搜集、定点汇总、动态更新和集中分送为原则，通过召开接待工作协调会、总体接待方案与对口接待方案紧密对接，明确各单位整理和传送信息的责任人，明确信息报送的规矩要求等手段，着力解决信息报送目标责任不明，信息传递多头无序，传递内容存在滞后性或是不一致等问题。

　　要加强对信息的灵活运用

　　接待部门作为政务活动信息汇聚的重要节点，得到的信息内容很多，涵盖很广。接待工作必须要注重厘清信息的主次，紧扣住“吃、住、行”的任务核心环节，摘选出最有价值的接待工作信息，用以提升服务的质量和水准。例如在规模较大的政务活动中，可以将重要客人的抵离时间、活动计划、住宿安排、联络方式、对口接待单位的主要情况等关键信息，以简表的形式进行集中统计，从而使主办方对重点客人的信息一目了然，有利于重点保障，统筹计划。例如在活动场地条件复杂，环节衔接存在困难的情况下，可将乘车、就餐、参会等关键信息制作成专项计划，在合适的时间节点，以恰当的方式送给参与活动的宾客与工作人员，以确保活动的秩序不乱，顺畅高效。同时也应该注重兼顾对会议、会见等其他政务活动关联的信息整理传递，将有价值的信息及时共享，协助友邻部门提升政务活动的安排质量。